Desk amministrativo progetti Italia/estero

HELPCODE cerca una figura di desk amministrativo dedicato ai progetti Italia/estero da inserire nel proprio organico presso la sede di Genova

Descrizione del ruolo

La figura sarà inserita nel team guidato dal Responsabile amministrativo e si occuperà delle seguenti mansioni:

• supervisionare la predisposizione dei budget annuali per gli uffici esteri di propria competenza, monitorarne l’andamento e la coerenza delle spese con i budget approvati verificando l’impatto finanziario sull’associazione ed il rispetto delle politiche associative;
• controllare mensilmente la contabilità dei progetti esteri di propria competenza monitorando l’avanzamento della spesa e la sua coerenza con i budget approvati e fornire all’Ufficio Progetti le indicazioni di riferimento
• predisporre il consuntivo annuale (rendiconto annuale) e previsionale di spesa per tutte le attività Italia o estere dell’Associazione per il/i paese/i di propria competenza, fornendo alla Contabilità Italia le informazioni utili per la chiusura del bilancio associativo
• predisporre i rendiconti dei progetti finanziati da donatori istituzionali nel rispetto dei termini e delle procedure dei donatori stessi e di Helpcode;
• predisporre un quadro generale di sintesi con principali dati di ciascun progetto gestito (budget, cofinanziamento, durata, data di partenza e scadenze dei rendiconti);
• garantire la riconciliazione delle banche dedicate ai progetti di propria competenza;
• analizzare i budget dei progetti di propria competenza presentati alla sede per verificare l’impatto finanziario sull’associazione e la coerenza degli stessi con le politiche finanziarie associative in vigore;
• predisporre un piano di cash flow annuale ed una pianificazione finanziaria mensile per ciascuna sede estera di propria competenza sulla base delle indicazioni ricevute dal Direttore Progetti e fornire alla Contabilità Italia le conseguenti indicazioni utili alla predisposizione dell’invio dei fondi alle sedi estere;
• supportare per gli aspetti amministrativi e finanziari lo staff espatriato nella rendicontazione periodica;
• partecipare alla selezione del personale amministrativo per le sedi estere identificando il profilo della persona richiesta, intervenendo nei colloqui di selezione, coordinando la formazione e l’inserimento della risorsa selezionata;
• formare lo staff espatriato sulle funzionalità del software amministrativo, sulle regole amministrative, contabili, finanziarie dell’Associazione. Fornire documentazione di supporto, consulenza tecnica costante;
• verificare l’applicazione delle procedure amministrative con missioni di verifica sul campo;
• contribuire con il responsabile amministrativo e quello della compliance alla emissione di procedure operative per la gestione amministrativa nelle sedi estere;
• gestire l’archiviazione di contratti e documenti amministrativi e contabili per le attività estere; definire linee guida per la gestione degli archivi nelle sedi estere;
• gestire i rapporti con i fornitori dei software amministrativi per la gestione delle attività estere e curare il costante adeguamento degli applicativi alle esigenze ed agli standard associativi;
• predisporre strumenti e linee guida per l’interazione della contabilità di progetto nella contabilità generale dell’associazione (es: format per: inventari attrezzature, gestione acconti stipendi percepiti in loco, etc);
• supportare lo staff espatriato fornendo manualistica e bibliografia tecnica di supporto;
• perseguire costantemente il coordinamento con le altre funzioni dell’Associazione con l’obiettivo di garantire una completa e trasparente informazione relativamente all’impiego dei fondi raccolti;
• garantire una buona gestione della comunicazione, favorendo il lavoro d’equipe e il trasparente passaggio delle informazioni all’interno dell’ufficio centrale, verso gli uffici esteri e tra di essi, favorendo la crescita dello spirito associativo e la diffusione delle buone pratiche.

Competenze richieste

• Laurea in economia o diploma in ragioneria
• 3 anni di esperienza nel settore
• Conoscenza di programmi di contabilità (Np Solution Square preferenziale)
• Conoscenza del pacchetto office, in particolar modo Excel
• Conoscenza della lingua Inglese parlata e scritta e altra lingua (preferenziale)
• Capacità di problem solving

Inquadramento contrattuale: Co.co.co. 1 anno, rinnovabile per un altro anno

Sede di lavoro: Genova.

Per candidarsi
Compilare il form che segue o inviare una mail a recruitment@helpcode.org con il proprio CV entro il 10 settembre indicando in oggetto il codice “DAPE23” unitamente ad una lettera di presentazione che esprima le motivazioni della candidatura e i punti di forza del profilo in relazione alle caratteristiche richieste.

Helpcode è un’organizzazione che lavora, in Italia e nel mondo, per garantire a ciascun bambino e bambina una scuola di qualità, la protezione di una famiglia e una comunità in cui crescere e sviluppare le proprie potenzialità. Helpcode sostiene l’istruzione, la formazione e l’educazione delle bambine e dei bambini con soluzioni innovative e concrete per il loro benessere fisico e intellettuale, in ogni parte del mondo, nelle emergenze e nella vita di tutti i giorni.