ASSISTENTE DE LOGÍSTICA

TERMOS DE REFERÊNCIA ASSISTENTE DE LOGÍSTICA

• Organização: Helpcode Italia ETS
• Posição: Assistente de Logistica
• Local de Trabalho: Baseado em Mueda com deslocações para outros distritos de implementação
• Data de Início: Novembro de 2026
• Supervisão: Responsável de Logística e Coordenador Local

Introdução

O projeto implementado pela Helpcode visa oferecer assistência humanitária multissetorial e centrada em proteção para crianças, adolescentes e mulheres em comunidades afetadas por conflitos e crises na província de Cabo Delgado, Moçambique.

Objectivo da Posição

O/A Assistente de Logística integra a equipa de operações da Helpcode e desempenha um papel fundamental na prestação de suporte logístico eficiente, transparente e atempado à implementação dos projetos humanitários e de desenvolvimento. O objetivo principal da posição é assegurar a gestão rigorosa da cadeia de abastecimento (procurement básico, armazém, frota, bens e actividades), garantindo o cumprimento estrito dos procedimentos internos da organização, normativas dos doadores.

Responsabilidades e Tarefas Detalhadas

1. Gestão de Aquisições e Relação com Fornecedores (Procurement)

•  Processo de Aquisição: Apoiar na recolha de cotações, preparação de mapas comparativos de preços e elaboração de requisições/ordens de compra de acordo com os limites e procedimentos da Helpcode;

•  Base de Fornecedores: Manter a base de dados de fornecedores e prestadores de serviços homologados devidamente atualizada, categorizada e avaliada periodicamente;

•  Recepção de Bens: Realizar a verificação física, quantitativa e qualitativa dos bens e serviços recebidos, emitindo as respetivas Guias de Recepção (Goods Received Notes – GRN); e

•  Conformidade Documental: Organizar e encaminhar os processos completos de pagamento da área logística ao departamento financeiro, garantindo a conformidade documental.

2. Gestão de Armazém, Inventário e Stock

•  Controlo de Stock: Gerir as entradas e saídas de produtos e materiais do armazém através de Fichas de Stock (Stock Cards) e Guias de Remessa;

•  Organização do Armazém: Manter o armazém limpo, organizado, seguro e estruturado por categorias de produtos (ex.: material escolar, bens alimentares, kits de emergência, consumíveis);

•  Inventários Físicos: Realizar inventários físicos periódicos (mensais/trimestrais) e relatórios de reconciliação de stock em colaboração direta com a Responsável de Logística; e

•  Gestão de Avarias e Perdas: Identificar e reportar atempadamente itens danificados, fora de prazo de validade ou obsoletos, propondo medidas de abate ou eliminação segundo os procedimentos legais.

3. Gestão da Frota e Transportes

•  Controlo de Logbooks: Monitorizar os cadernos de bordo (logbooks) de todas as viaturas, verificando quilometragem, consumo de combustível e finalidade das viagens;

•  Manutenção e Documentação: Elaborar e acompanhar o plano de manutenção preventiva e corretiva da frota, inspeções periódicas, seguros obrigatórios e renovação de licenças/taxas de circulação;

•  Gestão de Combustível: Gerir as requisições e de abastecimento de combustível, realizando o balanço mensal de consumos e eficiência por viatura;

•  Gestão de Escalas e Rotas: Coordenar as escalas diárias e semanais dos motoristas, otimizando rotas de transporte local e saídas para o campo/províncias; e

•  Expedição de Carga: Organizar a logística de expedição e transporte de carga para os projetos nas províncias, garantindo a contratação segura de fretes quando necessário.

4. Gestão de Instalações, Equipamentos e Segurança

•  Manutenção de Infraestruturas: Assegurar o bom estado de conservação, limpeza e funcionamento do escritório, armazém e residências da organização (instalações elétricas, canalização, ar condicionado, geradores);

•  Registo de Ativos (Asset Management): Manter o registo atualizado de bens do ativo fixo (património), garantindo a devida etiquetagem (codificação) e atribuição de responsabilidade sobre equipamentos (computadores, telefones, mobiliário);

•  Supervisão de Serviços de Apoio: Supervisar o trabalho da equipa de apoio (prestadores de serviços de limpeza, manutenção e agentes de segurança privada); e

•  Saúde e Segurança no Trabalho (SST): Colaborar na implementação de medidas de SST e protocolos de segurança (verificação de extintores, kits de primeiros socorros, saídas de emergência e planos de evacuação).

5. Logística de Eventos, Workshops e Deslocações

•  Apoio a Eventos: Garantir a reserva e preparação de salas de reunião/formação, equipamentos audiovisuais, serviços de catering e alojamento para participantes e equipas; e

•  Gestão de Viagens: Coordenar a logística de viagens de colaboradores e consultores (itinerários, compra de passagens aéreas, reservas de hotel e transporte terrestre).

6. Reporte, Arquivo e Prestação de Contas

•  Relatórios Mensais: Elaborar relatórios logísticos mensais (resumo de combustível, estado da frota, inventário de stock e compras efetuadas); e

•  Arquivo Auditável: Manter o arquivo físico e digital de toda a documentação logística perfeitamente organizado, auditável e acessível.

Perfil do Candidato e Requisitos

1. Qualificações Académicas e Experiência

•  Formação Académica: Ensino Médio concluído ou Licenciatura (fator preferencial) em Gestão de Empresas, Administração, Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento ou áreas afins;

•  Experiência Profissional: Mínimo de 3 anos de experiência comprovada em funções similares, com preferência vincada no setor das Organizações Não Governamentais (ONGs) ou Cooperação Internacional; e

•  Experiência Específica: Domínio prático de ferramentas de gestão de stock, gestão de ativos e controlo de frotas.

2. Competências Técnicas e Linguísticas

•  Informática: Domínio avançado do pacote Microsoft Office, com especial foco em Microsoft Excel (tabelas dinâmicas, fórmulas de controlo) e Microsoft Word;

•  Línguas: Fluência verbal e escrita em Português (obrigatório); bom domínio da língua Inglesa (fator preferencial para reporte e comunicação interna); e

•  Carta de Condução: Carta de condução válida para ligeiros/pesados (factor valorizado).

3. Competências Pessoais e Comportamentais

•  Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação interpessoal e capacidade de trabalho em equipas multidisciplinares;

•  Organização: Elevada capacidade de organização, definição de prioridades e gestão multitarefa num ambiente de trabalho dinâmico;

•  Ética e Integridade: Forte orientação para a integridade, transparência e combate à fraude nas operações logísticas;

•  Autonomia: Proatividade, autonomia na resolução de problemas operacionais e capacidade de trabalho sob pressão com mínima supervisão; e

•  Mobilidade: Disponibilidade total para realizar deslocações frequentes e missões de apoio no terreno às províncias de actuação da Helpcode.

Para candidatar-se, envie o CV (indicando o contacto de três referências) acompanhado de carta de motivação para o endereço vagas@helpcode.org, indicando no assunto o nome da posição à qual se candidata (exemplo: PSICÓLOGO ou GESTOR DE CASO), até 30 de Outubro de 2026.

As entrevistas poderão iniciar antes da data limite. Apenas os/as candidatos/as pré-seleccionados/as serão contactados/as.

Aviso importante sobre o processo de selecção

• A participação nos processos de recrutamento é inteiramente gratuita. A Helpcode Italia nunca cobra qualquer valor para aceder a vagas, participar em entrevistas ou ser contratado/a. Qualquer solicitação de pagamento em nome da organização é fraudulenta.
• Se durante o processo de recrutamento se deparar com qualquer situação de abuso, assédio, exploração, solicitação de pagamento ou conduta antiética por parte de representantes da organização, solicitamos que denuncie imediatamente através dos contactos de salvaguarda disponíveis no website: Contact Us – helpcode. Todas as denúncias serão tratadas de forma confidencial.
• A Helpcode Italia é uma organização comprometida com a igualdade de oportunidades e não discrimina qualquer candidato/a com base em raça, etnia, género, idade, religião, orientação sexual, estado civil, deficiência ou qualquer outra condição. O processo de selecção baseia-se exclusivamente nas qualificações, competências e experiência dos/as candidatos/as.

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